3 구글 드라이브 DB화 및 효율적 검색 엔진 구축-V2

스마트 홈 IoT 기업을 위한 폴더-서브폴더-파일명 및 LLM 메타데이터 표준화 체계

저자

아카라라이프 신사업실

공개

2025년 10월 1일

4 개요

Aqara 공용 드라이브의 현재 9개 주요 폴더를 기반으로 한 완전한 파일명 표준화 체계입니다. 본 가이드는 실제 파일 구조를 분석하여 조직 변화에 유연한 기능별 분류 체계와 AI 활용을 고려한 검색 및 RAG 최적화를 동시에 달성하는 실용적 솔루션을 제공합니다.

4.1 핵심 원칙

기존 시스템 연속성 유지: 급격한 변화 없이 점진적 개선
검색 효율성 극대화: 코드 기반 즉시 파일 식별 가능
협업 생산성 향상: 명확한 버전 관리와 상태 추적
향후 AI 활용 대비: LLM 메타데이터 계층 명시화 및 시맨틱 레이어 기반 명명 체계

4.2 프로젝트 투자 효과

💸 투자 대비 효과

총 투자비용: 850만원
- AI 검색엔진 외주 개발: 500만원
- 자동화 도구 구축: 100만원
- 내부 인력 투입: 250만원 (1명 × 15% × 3개월)
연간 절감 효과: 1.04억원
- 직원 50명 × 하루 10회 검색 × 2분 절약 = 연간 4,167시간
- 시간당 인건비 25,000원 기준
투자회수: 1개월 | ROI: 1,123% (연간)

5 폴더 코드 체계

현재 Aqara 드라이브의 9개 폴더를 다음과 같이 코드화합니다:

표 5.1: Aqara 드라이브 폴더 코드 체계

폴더번호	폴더명	코드	설명	주요 업무
00	아카라 표준 업무 프로세스	`PROC`	Process Standards	업무 프로세스 표준화
01	회사 주요 서류	`CORP`	Corporate Documents	법인 공식 문서
02	회사 소개서 및 제안서	`COMP`	Company Presentation	마케팅 및 영업 자료
03	제품별 소개 자료	`PROD`	Product Information	제품 기술 문서
04	솔루션 소개 자료	`SOL`	Solution Portfolio	솔루션 아키텍처
05	계약서 및 대외협정서	`CONT`	Contracts	법무 및 계약 관리
06	KC/SmartThings 인증현황	`CERT`	Certifications	인증 및 컴플라이언스
07	전사 제작물 (브로셔, …)	`MARK`	Marketing Materials	마케팅 제작물
08	스마트한 아카라 생활 가이드	`GUIDE`	User Guides	내부 운영 가이드

6 기본 파일명 구조

6.1 표준 명명 규칙

[폴더코드]_[세부카테고리]_[내용설명]_v[버전]_[YYYY-MM-DD]_[상태].[확장자]

6.2 상태 코드 정의

표 6.1: 파일 상태 코드 체계

상태 코드	의미	사용 시점	색상 표시
`DRAFT`	초안 작성중	문서 작성 시작	🟡 노란색
`REV`	검토 요청/진행중	검토 의뢰 시	🟠 주황색
`APPR`	승인 완료	승인 후	🔵 파란색
`FINAL`	최종 확정	최종 완료	🟢 녹색
`ARCH`	보관용	사용 종료	🔘 회색

6.3 버전 관리 체계

주 버전 (Major): 1.0, 2.0 → 대규모 변경사항
부 버전 (Minor): 1.1, 1.2 → 기능 추가/수정
패치 (Patch): 1.1.1, 1.1.2 → 오타/미세수정

버전 관리 팁

중요한 문서의 경우 Google Drive의 버전 히스토리 기능과 파일명 버전을 함께 활용하여 이중 백업 체계를 구축하세요.

7 폴더별 세부 구조

(이 부분은 LLM 연동 최적화를 위해 내용의 응집도를 높이는 RAG 청크 전략의 기본 토대가 됩니다. 최하위 폴더는 하나의 특정 주제만을 담도록 설계합니다.)

7.1 00. 아카라 표준 업무 프로세스

7.1.1 폴더 구조

00_아카라_표준업무프로세스/
├── 파트너_관련_프로세스/
├── 인증_관련_프로세스/
├── 구매_관련_프로세스/
├── 인사_관련_프로세스/
└── 기타_업무_프로세스/

7.1.2 파일명 규칙

PROC_[업무영역]_[프로세스명]_[일련번호]_[설명]_v[버전]_[YYYY-MM-DD]_[상태]

7.1.3 실제 적용 예시

7.1.3.1 파트너 관련 프로세스

기존: "[파트너_컨설팅_002] 인테리어 파트너사 공간 컨설팅 프로세스_2..."
개선: "PROC_파트너_컨설팅_002_인테리어공간컨설팅_v1.0_2024-03-15_FINAL"

기존: "[파트너_교육_003] 인테리어 파트너사 교육 프로세스_절차_2503..."
개선: "PROC_파트너_교육_003_인테리어교육절차_v1.0_2025-03-15_FINAL"

기존: "[파트너_계약_001] 파트너사_정책_20250328"
개선: "PROC_파트너_계약_001_파트너정책_v1.0_2025-03-28_FINAL"

7.1.3.2 인증 관련 프로세스

기존: "[인증_WWST_002] WWST_인증 프로세스.pdf"
개선: "PROC_인증_WWST_002_인증절차_v1.0_2024-03-15_FINAL.pdf"

기존: "[인증_KC_001] KC인증 프로세스/Aqara_KC_Certification List_..."
개선: "PROC_인증_KC_001_KC인증절차_v1.0_2024-03-15_FINAL.pdf"

7.1.3.3 구매 관련 프로세스

기존: "[구매_일반_002] 구매요청 및 발주 프로세스 변경안_20250513"
개선: "PROC_구매_일반_002_구매발주변경안_v1.0_2025-05-13_FINAL"

기존: "[구매_일반_001] 구매 및 생필특송 프로세스_250410"
개선: "PROC_구매_일반_001_구매생필특송_v1.0_2025-04-10_FINAL"

7.2 01. 회사 주요 서류

7.2.1 폴더 구조

01_회사주요서류/
├── 01_회사관련_등록증및인증서/
├── 02_회사규정/
├── 03_조직도_자리배치도_임직원연락처/
├── 04_신규입사자_자기소개자료/
├── 05_각종신청서식/
└── 06_로고/

7.2.2 파일명 규칙

CORP_[서브폴더코드]_[문서유형]_[세부내용]_v[버전]_[YYYY-MM-DD]_[상태]

7.2.3 서브폴더 코드 체계

표 7.1: 회사 서류 서브폴더 코드

서브폴더	코드	설명
회사관련 등록증 및 인증서	`REG`	Registration
회사규정	`RULE`	Rules & Regulations
조직도/자리배치도/임직원연락처	`ORG`	Organization
신규입사자 자기소개 자료	`NEW`	New Employee
각종신청서식	`FORM`	Forms
로고	`LOGO`	Logo & Brand

7.2.4 적용 예시

7.2.4.1 01. 회사 관련 등록증 및 인증서

예시:
  - "CORP_REG_사업자등록증_본사_v1.0_2024-03-15_FINAL.pdf"
  - "CORP_REG_법인등기부등본_본사_v1.0_2024-03-15_FINAL.pdf"
  - "CORP_REG_통신판매업신고증_온라인사업_v1.0_2024-03-15_FINAL.pdf"

7.2.4.2 02. 회사 규정

예시:
  - "CORP_RULE_취업규칙_전사_v2.0_2024-03-15_FINAL.pdf"
  - "CORP_RULE_개인정보처리방침_전사_v1.5_2024-03-15_FINAL.pdf"
  - "CORP_RULE_정보보안정책_전사_v1.2_2024-03-15_FINAL.pdf"

7.2.4.3 03. 조직도, 자리배치도, 임직원연락처

예시:
  - "CORP_ORG_조직도_2024Q1_v3.0_2024-03-31_FINAL.pdf"
  - "CORP_ORG_자리배치도_본사_v2.1_2024-03-15_FINAL.pdf"
  - "CORP_ORG_임직원연락처_전사_v1.8_2024-03-15_CONF.xlsx"

개인정보 주의사항

임직원 연락처 등 개인정보가 포함된 파일은 CONF (Confidential) 상태로 표시하고 접근 권한을 제한하세요.

7.3 02. 회사 소개서 및 제안서

7.3.1 폴더 구조

02_회사소개서및제안서/
├── 01_회사소개서/
├── 02_제안서/
├── 03_회사로고/
├── 04_회사PPT양식/
├── 05_주요성공사례(Reference)/
└── ENG/ (영문 자료)

7.3.2 파일명 규칙

COMP_[서브폴더코드]_[문서유형]_[대상/용도]_v[버전]_[YYYY-MM-DD]_[상태]

7.3.3 현재 파일 변환 예시

7.3.3.1 회사소개서

기존: "아카라라이프 회사소개서_20240807.pptx"
개선: "COMP_INTRO_회사소개서_한국어_v2.3_2024-08-07_FINAL.pptx"

기존: "아카라라이프 회사소개서_20240807.pdf"
개선: "COMP_INTRO_회사소개서_한국어_v2.3_2024-08-07_FINAL.pdf"

7.3.3.2 제안서

기존: "아카라라이프 제안서 양식_240709.pptx"
개선: "COMP_PROP_제안서템플릿_표준양식_v1.5_2024-07-09_FINAL.pptx"

기존: "AI Agents와의 협업 문화.pptx"
개선: "COMP_PROP_AI에이전트협업_내부발표_v1.0_2024-03-15_FINAL.pptx"

7.3.3.3 영문 자료 (ENG 폴더)

예시:
  - "COMP_ENG_회사소개서_영문버전_v2.1_2024-08-07_FINAL.pptx"
  - "COMP_ENG_제안서템플릿_글로벌_v1.2_2024-07-09_FINAL.pptx"

7.4 03. 제품별 소개 자료

7.4.1 폴더 구조

03_제품별소개자료/
├── 00_제품자료_by_MKT/
├── 01_제품매뉴얼/
├── 02_제품사용자가이드/
├── 04_신제품및출시로드맵/
├── 05_제품사진영상/
├── 06_경쟁사자료/
├── 07_교육자료/
├── 08_제품_Dimensions_with_DWG/
├── 09_제품QC관련자료/
└── 11_페어지_리뷰_검수작업률/

7.4.2 파일명 규칙

PROD_[제품코드]_[문서유형]_[모델명/내용]_v[버전]_[YYYY-MM-DD]_[상태]

7.4.3 제품 코드 체계

표 7.2: 제품 코드 체계

제품군	코드	설명	예시 모델
Hub 제품군	`HUB`	스마트 허브	M1, M2, M3
도어락 제품군	`LOCK`	스마트 도어락	G4, N100, N200
센서 제품군	`SENS`	각종 센서	Motion, Door, Temp
카메라 제품군	`CAM`	보안 카메라	G2H, G3, G4
컨트롤러 제품군	`CTRL`	스위치/컨트롤러	H1, D1, Cube
액세서리 제품군	`ACC`	기타 액세서리	Relay, Adapter

7.4.4 서브폴더별 적용 예시

7.4.4.1 01. 제품 매뉴얼

예시:
  - "PROD_HUB_MAN_M2허브_사용자매뉴얼_v2.1_2024-03-15_FINAL.pdf"
  - "PROD_LOCK_MAN_G4도어락_설치매뉴얼_v1.8_2024-03-12_FINAL.pdf"
  - "PROD_SENS_MAN_모션센서_사용가이드_v1.5_2024-03-10_FINAL.pdf"

7.4.4.2 04. 신제품 및 출시로드맵

예시:
  - "PROD_ALL_ROADMAP_2024년신제품_Q1업데이트_v3.0_2024-03-31_FINAL.xlsx"
  - "PROD_HUB_ROADMAP_차세대허브_개발계획_v1.5_2024-03-15_DRAFT.pptx"

7.4.4.3 08. 제품 Dimensions with DWG

예시:
  - "PROD_HUB_DWG_M2허브_외형도면_v1.2_2024-03-15_FINAL.dwg"
  - "PROD_LOCK_DWG_G4도어락_설치도면_v2.0_2024-03-12_FINAL.dwg"

7.4.4.4 09. 제품 QC 관련 자료

예시:
  - "QC_HUB_TEST_M2허브_품질검사_LOT240315_v1.0_2024-03-15_PASS.xlsx"
  - "QC_LOCK_TEST_G4도어락_내구성테스트_LOT240312_v1.0_2024-03-12_FAIL.pdf"

QC 파일명 특별 규칙

품질관리 파일은 QC_ 접두사를 사용하고 마지막에 테스트 결과(PASS, FAIL, PENDING)를 표시합니다.

7.5 04. 솔루션 소개 자료

7.5.1 폴더 구조

04_솔루션소개자료/
├── 01_HouseHold/
├── 02_Developer_Platform/
├── 03_Aqara_Graph_SCADA/
├── 04_Account_Management/
├── 05_Aqara플랫폼구조도/
├── 06_Carepia_For_Office_연구개발팀/
└── 07_IIAP/

7.5.2 파일명 규칙

SOL_[솔루션코드]_[문서유형]_[세부내용]_v[버전]_[YYYY-MM-DD]_[상태]

7.5.3 솔루션 코드 체계

표 7.3: 솔루션 코드 체계

솔루션	코드	설명
HouseHold	`HOUSE`	가정용 솔루션
Developer Platform	`DEV`	개발자 플랫폼
Aqara Graph (SCADA)	`SCADA`	산업용 모니터링
Account Management	`ACCT`	계정 관리
플랫폼 아키텍처	`ARCH`	전체 아키텍처
Carepia For Office	`OFFICE`	오피스 솔루션
IIAP	`IIAP`	IIAP 솔루션

7.5.4 현재 파일 변환 예시

기존: "플랫폼TF_아카라_조직도_231030.xlsx"
개선: "SOL_ARCH_플랫폼TF_조직도_v1.0_2023-10-30_FINAL.xlsx"

기존: "플랫폼 사업화 미팅 with Lucian_23.10.24."
개선: "SOL_ARCH_플랫폼사업화_회의자료_v1.0_2023-10-24_FINAL.pptx"

기존: "[연구개발팀]Application_Platform_설명서_ver1.0.pdf"
개선: "SOL_ARCH_애플리케이션플랫폼_설명서_v1.0_2023-06-05_FINAL.pdf"

7.6 05. 계약서 및 대외협정서

7.6.1 폴더 구조

05_계약서및대외협정서/
├── 01_NDA(비밀유지계약서)/
├── 02_MOU(상호양해각서)/
├── 03_물품공급계약서/
├── 04_서비스공급계약서/
├── 05_마케팅대행계약서/
├── 06_용역계약서/
└── 07_총판대리점계약서/

7.6.2 파일명 규칙

CONT_[계약유형코드]_[상대방]_[계약명]_v[버전]_[체결일]_[상태]

7.6.3 계약 유형 코드

표 7.4: 계약 유형 코드 체계

계약 유형	코드	설명
비밀유지계약	`NDA`	Non-Disclosure Agreement
상호양해각서	`MOU`	Memorandum of Understanding
공급계약	`SUPPLY`	Supply Agreement
서비스계약	`SERVICE`	Service Agreement
마케팅계약	`MARKET`	Marketing Agreement
용역계약	`CONSULT`	Consulting Agreement
총판/대리점계약	`DEALER`	Dealer Agreement
개인정보취급	`PRIVACY`	Privacy Agreement

7.6.4 현재 파일 변환 예시

기존: "개인정보취급계약서_신원비즈.pdf"
개선: "CONT_PRIVACY_신원비즈_개인정보취급계약_v1.0_2025-02-06_SIGNED.pdf"

7.6.5 계약 상태 특별 코드

표 7.5: 계약서 전용 상태 코드

상태	설명	사용 시점
`DRAFT`	초안 작성	계약서 작성 중
`NEGO`	협상 중	조건 협의 중
`REVIEW`	법무 검토	내부 검토 중
`SIGNED`	서명 완료	계약 체결
`ACTIVE`	계약 유효	계약 이행 중
`EXPIRED`	계약 만료	계약 기간 종료
`TERMINATED`	계약 해지	중도 해지

7.7 06. KC / SmartThings 인증현황

7.7.1 폴더 구조

06_KC_SmartThings인증현황/
├── 01_KC인증/
├── 02_SmartThings인증/
├── 03_ROHS인증/
└── 04_ISO인증/

7.7.2 파일명 규칙

CERT_[인증기관]_[제품코드]_[인증유형]_[유효기간]_[상태]

7.7.3 인증 기관 코드

표 7.6: 인증 기관 코드 체계

인증 기관	코드	설명	주요 인증
한국 전파인증	`KC`	Korea Certification	전자파적합성, 안전인증
SmartThings	`ST`	SmartThings Platform	플랫폼 호환성 인증
유해물질제한	`ROHS`	Restriction of Hazardous Substances	환경 규제 준수
국제표준화기구	`ISO`	International Organization for Standardization	품질경영, 환경경영
미국 연방통신위원회	`FCC`	Federal Communications Commission	미국 전파 인증
유럽 안전 인증	`CE`	Conformité Européenne	유럽 안전 적합성

7.7.4 적용 예시

7.7.4.1 01. KC 인증

예시:
  - "CERT_KC_HUB001_전자파적합성_20251215_VALID.pdf"
  - "CERT_KC_LOCK002_안전인증_20250630_VALID.pdf"
  - "CERT_KC_SENS003_전파인증_20241231_EXPIRED.pdf"
  - "CERT_KC_현황_전체제품_2024Q1_SUMMARY.xlsx"

7.7.4.2 02. SmartThings 인증

예시:
  - "CERT_ST_HUB001_플랫폼인증_20251201_VALID.pdf"
  - "CERT_ST_LOCK002_디바이스인증_20250815_VALID.pdf"
  - "CERT_ST_현황_인증제품목록_2024Q1_SUMMARY.xlsx"

7.7.5 인증 상태 특별 코드

표 7.7: 인증 상태 코드

상태	설명	색상 표시
`VALID`	인증 유효	🟢 녹색
`EXPIRED`	인증 만료	🔴 빨간색
`PENDING`	인증 대기	🟡 노란색
`RENEWAL`	갱신 중	🟠 주황색
`REJECTED`	인증 거부	⚫ 검은색

7.8 07. 전사 제작물 (브로셔, …)

7.8.1 폴더 구조

07_전사제작물_브로셔/
├── 01_브로셔_리플렛/
├── 02_전시용_자료/
├── 03_홍보영상/
└── 04_구버전/

7.8.2 파일명 규칙

MARK_[자료유형]_[대상/용도]_[세부내용]_v[버전]_[YYYY-MM-DD]_[상태]

7.8.3 자료 유형 코드

표 7.8: 마케팅 자료 유형 코드

자료 유형	코드	설명	주요 용도
브로셔	`BROCH`	Brochure	회사/제품 종합 소개
리플렛/전단	`FLYER`	Flyer/Leaflet	간단한 홍보 자료
홍보영상	`VIDEO`	Promotional Video	동영상 콘텐츠
전시용 자료	`EXHIBIT`	Exhibition Materials	전시회/박람회용
배너/현수막	`BANNER`	Banner	대형 출력물

7.8.4 현재 파일 변환 예시

7.8.4.1 브로셔/리플렛

기존: "[B2C] 브랜드 제냄 홍보 리플렛_240626.pdf"
개선: "MARK_FLYER_B2C_브랜드제냄홍보_v1.0_2024-06-26_FINAL.pdf"

기존: "[전시] 전제품 리플렛(웹용).pdf"
개선: "MARK_FLYER_전시_전제품소개_웹용_v1.0_2024-03-15_FINAL.pdf"

기존: "[전시] 아카라라이프 Full Brochure_241017.pdf"
개선: "MARK_BROCH_전시_아카라라이프풀브로셔_v2.0_2024-10-17_FINAL.pdf"

7.8.4.2 제품별 리플렛

기존: "[전시] 아카라 스포트웨어 리플렛_241028.pdf"
개선: "MARK_FLYER_전시_스포트웨어제품_v1.0_2024-10-28_FINAL.pdf"

기존: "[전시] 시나리오 리플렛_240809.pdf"
개선: "MARK_FLYER_전시_사용시나리오_v1.0_2024-08-09_FINAL.pdf"

7.8.4.3 홍보영상

기존: "MWS(로고수정됨).mp4"
개선: "MARK_VIDEO_홍보_MWS로고수정_v2.0_2024-11-13_FINAL.mp4"

마케팅 자료 관리 팁

전시회/박람회별로 서브폴더 생성 권장
인쇄용과 웹용을 명확히 구분
구버전은 별도 보관하되 정기적으로 정리

7.9 08. 스마트한 아카라 생활 가이드

7.9.1 폴더 구조

08_스마트한아카라생활가이드/
├── 01_회사제도및시스템/
├── 02_구글워크스페이스매뉴얼/
├── 03_사무실IoT자동화사용가이드/
├── 04_사무실장비사용가이드/
├── 05_ERP매뉴얼/
├── 06_종합건강검진(KMI)/
└── 07_인사평가양식/

7.9.2 파일명 규칙

GUIDE_[영역코드]_[시스템/제도명]_[세부내용]_v[버전]_[YYYY-MM-DD]_[상태]

7.9.3 영역 코드

표 7.9: 가이드 영역 코드 체계

영역	코드	설명	담당 부서
인사 관련	`HR`	Human Resources	경영지원실
IT 시스템	`IT`	Information Technology	IT팀
IoT 자동화	`IOT`	Internet of Things	기술팀
장비 사용	`EQUIP`	Equipment	총무팀
건강 관련	`HEALTH`	Health Management	경영지원실
평가 관련	`EVAL`	Evaluation	인사팀

7.9.4 현재 파일 변환 예시

7.9.4.1 인사/평가 관련

기존: "2025년 하반기 부서별 업적면발 R&R_v1.1_20250728 (공유용)"
개선: "GUIDE_HR_부서별업적면발_RnR_하반기_v1.1_2025-07-28_SHARE.xlsx"

기존: "2025년 동우회 기업현황_공유용_(2025.06.30 Update)"
개선: "GUIDE_HR_동우회기업현황_2025년_v2.0_2025-06-30_SHARE.pptx"

기존: "#. 마이워크스페이스_업주사 이용 매뉴얼.pdf"
개선: "GUIDE_IT_마이워크스페이스_이용매뉴얼_v1.0_2024-05-16_FINAL.pdf"

7.9.5 서브폴더별 적용 예시

7.9.5.1 02. 구글워크스페이스 매뉴얼

예시:
  - "GUIDE_IT_구글워크스페이스_기본사용법_v2.0_2024-03-15_FINAL.pdf"
  - "GUIDE_IT_구글드라이브_파일관리_v1.8_2024-03-12_FINAL.pdf"
  - "GUIDE_IT_구글미트_화상회의_v1.3_2024-03-10_FINAL.pdf"

7.9.5.2 03. 사무실 IoT 자동화 사용가이드

예시:
  - "GUIDE_IOT_조명제어_자동화설정_v2.2_2024-03-15_FINAL.pdf"
  - "GUIDE_IOT_온도조절_스케줄관리_v1.9_2024-03-12_FINAL.pdf"
  - "GUIDE_IOT_보안시스템_출입관리_v1.6_2024-03-10_FINAL.pdf"

7.9.5.3 05. ERP 매뉴얼

예시:
  - "GUIDE_IT_ERP시스템_기본사용법_v3.1_2024-10-14_FINAL.pdf"
  - "GUIDE_IT_ERP_구매관리_프로세스_v2.5_2024-03-15_FINAL.pdf"
  - "GUIDE_IT_ERP_재고관리_실무가이드_v1.8_2024-03-12_FINAL.pdf"

8 구현 전략

8.1 메타데이터 계층 구축 (Google Drive Labels 활용)

LLM의 정확한 검색과 필터링을 위해 파일명에 구조화된 정보를 Drive 라벨(Custom Properties)로 명시화하여 저장합니다. 이는 파일명 파싱 없이 LLM이 정형화된 데이터로 문서를 분류할 수 있게 합니다.

8.1.1 라벨 필드 정의 (최소 필수 항목)

라벨 필드명	유형	파일명 항목	설명	LLM 활용 목적
Folder_Code	단일 선택	`[폴더코드]`	문서의 대분류 코드	RAG 검색 범위 필터링
Status_Code	단일 선택	`[상태]`	문서의 현재 상태	최종 확정 문서만 검색
Version_Number	숫자	`v[버전]`	문서의 현재 버전	최신 버전 우선 검색
Product_Code	문자열	`[제품코드]` (PROD 폴더)	문서가 다루는 제품 모델	제품 관련 질문 시 검색 최적화

실행: Phase 1: 공유드라이브 구축 단계에서 이 라벨 체계를 정의하고, 자동화 도구를 통해 파일명 변환 시 이 라벨 필드에 값을 자동 입력하도록 구축합니다.

8.2 문서 형식 표준화 및 OCR 파이프라인

LLM 연동의 전제 조건은 문서 내용의 텍스트 추출 가능성입니다.

권장 형식: Google Docs, Sheets, Slides, Quarto/Markdown 파일
제한 형식: 이미지 파일, 스캔본 PDF, DWG 파일 (별도 처리 필요)

8.2.1 OCR/텍스트 추출 자동화

레거시 문서 처리: 계약서, 인증서 등의 스캔된 PDF 또는 이미지 파일은 Google Drive OCR 또는 외부 OCR 서비스를 통해 텍스트 레이어를 추가하거나, 추출된 텍스트를 Vector DB에 함께 저장해야 합니다.
색인 시점: 검색 인덱스 구축 시, 모든 파일을 대상으로 텍스트 추출 가능 여부를 확인하고, 불가능한 파일은 OCR 파이프라인을 거치도록 강제합니다.

8.3 단계별 마이그레이션 계획

8.3.1 기존 문제점 해결

현재 상황: - Support 계정에서 폴더별 개별 공유 - 직원마다 다른 폴더 구조로 표시 - 일관성 없는 접근 권한 - 구조 파편화로 인한 검색 어려움

해결 방안: - 단일 공유드라이브로 통합 - 모든 직원에게 동일한 구조 제공 - 체계적인 권한 관리 - 통합 검색 인덱스 구축

8.3.2 마이그레이션 프로세스

graph LR
    A[기존 개별 공유] --> B[공유드라이브 생성]
    B --> C[폴더 구조 마이그레이션]
    C --> D[권한 재설정]
    D --> E[메타데이터 라벨 구축]
    E --> F[검색 인덱스 구축 및 LLM 청크 적용]
    F --> G[사용자 교육]
    G --> H[정식 오픈]

8.4 권한 관리 체계

8.4.1 3단계 접근 권한

뷰어 권한: 모든 직원 (파일 열람만)
편집자 권한: 해당 부서 담당자 (파일 수정 가능)
관리자 권한: 경영지원실, 신사업실 (구조 변경 가능)

8.5 3개월 실행 계획

8.5.1 Phase 0: AI 기반 기획 및 도구 개발 (2025년 10월)

Week 1-2: AI 로드맵 설계 - 상세 요구사항 분석 - AI 기반 검색엔진 외주업체 선정 (500만원 예산) - Vector DB 및 RAG 환경 구축 기술 스펙 확정 - 자동화 도구 AI 개발 착수

Week 3-4: AI 검색엔진 구축 - Google Apps Script 자동화 도구 개발 (100만원 예산) - Service Account 기반 API 스크립트 구축 - 파일명 변환 및 Drive 라벨(Label) 업데이트 알고리즘 개발 - AI 기반 요약맵 및 LLM 검색 인덱스용 초록 생성 프로토타입 완성

8.5.2 Phase 1: AI 지원 실행 (2025년 11월)

Week 1-2: AI 교육콘텐츠 생성 및 병렬 직원교육 - 공유드라이브 생성 및 구조 설정 - 기존 파일 마이그레이션 - 권한 체계 구축 및 Drive 라벨 체계 배포 - AI 교육 콘텐츠 생성 및 부서별 맞춤 교육 시작

Week 3-4: AI 자동변환 배포 - AI 기반 검색엔진 배포 (Vector DB 구축) - 폴더별 LLM 청크 단위 설정 - 검색 인덱스 구축 및 LLM 기반 요약 초록 자동 생성 - 테스트 및 최적화

8.5.3 Phase 2: AI 대량처리 및 최적화 (2025년 12월)

Week 1-2: AI 파일명 일괄변환 - AI 기반 일괄 파일명 변경 및 라벨 데이터 일괄 입력 - 50% 효율성 향상 목표 달성 검증

Week 3-4: AI 중복제거 & 정리 - 중복 파일 정리 및 AI 기반 품질 검증 - LLM 기반 감사 스크립트 실행 - 최종 검증 및 테스트 - 70% 최종 목표 달성 확인

2025년 12월 31일: 시스템 오픈 준비 완료
2026년 1월 2일: 정식 오픈

8.5.4 AI 지원 3개월 집중 실행 계획 (Gantt Chart)

gantt
    title AI 지원 3개월 집중 실행 계획
    dateFormat YYYY-MM-DD
    
    section Phase 0 (AI 기반 기획)
    AI 로드맵 설계          :p01, 2025-10-01, 15d
    자동화도구 AI 개발      :p02, 2025-10-08, 20d
    AI 검색엔진 구축        :p03, 2025-10-15, 16d
    
    section Phase 1 (AI 지원 실행)
    AI 교육컨텐츠 생성      :p11, 2025-11-01, 10d
    병렬 직원교육           :p12, 2025-11-05, 20d
    AI 자동변환 배포        :p13, 2025-11-15, 10d
    
    section Phase 2 (AI 대량처리)
    AI 파일명 일괄변환      :p21, 2025-12-01, 15d
    AI 중복제거 정리        :p22, 2025-12-10, 15d
    최종 검증 테스트        :p23, 2025-12-20, 11d
    
    section 런칭
    시스템 오픈 준비        :launch, 2025-12-31, 2d
    정식 오픈              :milestone, open, 2026-01-02, 0d
    
    section 성과실현
    AI 도구 완성           :milestone, m1, 2025-10-31, 0d
    50프로 효율향상 달성    :milestone, m2, 2025-11-30, 0d
    70프로 최종목표 달성    :milestone, m3, 2025-12-31, 0d

:::

8.6 자동화 도구 활용

8.6.1 Google Apps Script 파일명 생성기

/**
 * Aqara 파일명 자동 생성 함수
 * @param {string} folder - 폴더명
 * @param {string} category - 세부 카테고리
 * @param {string} description - 내용 설명
 * @param {string} version - 버전 (예: "1.0")
 * @param {string} status - 상태 (DRAFT, REV, APPR, FINAL, ARCH)
 * @return {string} 생성된 파일명
 */
function generateAqaraFileName(folder, category, description, version, status = 'DRAFT') {
  const folderCodes = {
    '아카라 표준 업무 프로세스': 'PROC',
    '회사 주요 서류': 'CORP',
    '회사 소개서 및 제안서': 'COMP',
    '제품별 소개 자료': 'PROD',
    '솔루션 소개 자료': 'SOL',
    '계약서 및 대외협정서': 'CONT',
    'KC/SmartThings 인증현황': 'CERT',
    '전사 제작물 (브로셔, ...)': 'MARK',
    '스마트한 아카라 생활 가이드': 'GUIDE'
  };

  const code = folderCodes[folder] || 'MISC';
  const today = new Date();
  const dateStr = `${today.getFullYear()}-${String(today.getMonth() + 1).padStart(2, '0')}-${String(today.getDate()).padStart(2, '0')}`;
  
  const fileName = `${code}_${category}_${description}_v${version}_${dateStr}_${status}`;
  
  // NOTE: LLM 연동을 위해, 이 단계에서 Google Drive Labels API를 호출하여
  // 생성된 코드(code), 버전(version), 상태(status) 정보를
  // 파일의 메타데이터(Drive Labels)에 Key-Value 형태로 저장해야 함.
  
  return fileName;
}

/**
 * 사용 예시
 */
function exampleUsage() {
  const fileName = generateAqaraFileName(
    '제품별 소개 자료',
    'HUB',
    'M2허브_사용자매뉴얼',
    '2.1',
    'FINAL'
  );
  console.log(fileName);
  // 출력: PROD_HUB_M2허브_사용자매뉴얼_v2.1_2025-10-01_FINAL
}

/**
 * Google Sheets에서 사용할 수 있는 커스텀 함수
 */
function AQARA_FILENAME(folder, category, description, version, status) {
  return generateAqaraFileName(folder, category, description, version, status);
}

8.6.2 Google Drive API 활용 대량 변경 스크립트

/**
 * 폴더 내 파일 일괄 이름 변경 및 메타데이터(라벨) 업데이트 함수
 */
function batchRenameFiles() {
  const folderConfigs = [
    {
      folderId: 'YOUR_FOLDER_ID_1',
      folderCode: 'PROC',
      defaultCategory: '업무영역'
    },
    {
      folderId: 'YOUR_FOLDER_ID_2',
      folderCode: 'CORP',
      defaultCategory: 'REG'
    }
    // 다른 폴더 설정 추가...
  ];
  
  folderConfigs.forEach(config => {
    const folder = DriveApp.getFolderById(config.folderId);
    const files = folder.getFiles();
    
    while (files.hasNext()) {
      const file = files.next();
      const oldName = file.getName();
      
      // 기존 파일명을 새 명명 규칙으로 변환
      const newName = convertToNewNaming(oldName, config);
      
      if (newName !== oldName) {
        try {
          file.setName(newName);
          
          // **추가: 파일명에서 추출한 메타데이터를 Drive Labels에 저장**
          const extractedMetadata = extractMetadataFromNewName(newName);
          updateDriveLabels(file.getId(), extractedMetadata);
          
          console.log(`변경 완료 및 메타데이터 업데이트: ${oldName} → ${newName}`);
        } catch (error) {
          console.error(`변경 실패: ${oldName} - ${error.message}`);
        }
      }
    }
  });
}

/**
 * 기존 파일명을 새 명명 규칙으로 변환
 */
function convertToNewNaming(oldName, config) {
  // 확장자 분리
  const lastDotIndex = oldName.lastIndexOf('.');
  const extension = lastDotIndex > -1 ? oldName.substring(lastDotIndex) : '';
  const nameWithoutExt = lastDotIndex > -1 ? oldName.substring(0, lastDotIndex) : oldName;
  
  // 날짜 패턴 감지 (YYYYMMDD, YYMMDD, YYYY-MM-DD 등)
  const detectedDate = parseDetectedDate(nameWithoutExt);
  
  // 버전 정보 감지
  const versionMatch = nameWithoutExt.match(/v?(\d+\.?\d*)/i);
  const version = versionMatch ? versionMatch[1] : '1.0';
  
  // 설명 추출 (간단화를 위해 원본 파일명의 일부 사용)
  const description = nameWithoutExt
    .replace(/[^\w가-힣]/g, '_')
    .substring(0, 30);
  
  // 새 파일명 생성
  const newName = `${config.folderCode}_${config.defaultCategory}_${description}_v${version}_${detectedDate}_FINAL${extension}`;
  
  return newName;
}

/**
 * 파일명에서 메타데이터 추출
 */
function extractMetadataFromNewName(newName) {
  const parts = newName.split('_');
  return {
    folderCode: parts[0] || '',
    category: parts[1] || '',
    version: parts[3] ? parts[3].replace('v', '') : '1.0',
    status: parts[5] ? parts[5].split('.')[0] : 'DRAFT'
  };
}

/**
 * Drive Labels 업데이트를 위한 함수 (실제 구현 필요)
 */
function updateDriveLabels(fileId, metadata) {
  // Google Drive Advanced Service (Drive Labels API)를 사용하여
  // metadata.folderCode, metadata.version, metadata.status 등의 정보를
  // Drive 파일의 Custom Property로 업데이트하는 로직 구현
  console.log(`[DRIVE LABELS] File ${fileId} updated with metadata: ${JSON.stringify(metadata)}`);
}

/**
 * 날짜 문자열 파싱 함수
 */
function parseDetectedDate(text) {
  // YYYY-MM-DD 형식 찾기
  let match = text.match(/(\d{4})-(\d{2})-(\d{2})/);
  if (match) return `${match[1]}-${match[2]}-${match[3]}`;
  
  // YYYYMMDD 형식 찾기
  match = text.match(/(\d{4})(\d{2})(\d{2})/);
  if (match) return `${match[1]}-${match[2]}-${match[3]}`;
  
  // YYMMDD 형식 찾기
  match = text.match(/(\d{2})(\d{2})(\d{2})/);
  if (match) {
    const year = parseInt(match[1]) + 2000;
    return `${year}-${match[2]}-${match[3]}`;
  }
  
  // 날짜를 찾지 못한 경우 오늘 날짜 반환
  const today = new Date();
  return `${today.getFullYear()}-${String(today.getMonth() + 1).padStart(2, '0')}-${String(today.getDate()).padStart(2, '0')}`;
}

8.7 품질 관리 체계

8.7.1 LLM 기반 명명 규칙 및 내용 일치 감사

파일명의 메타데이터(코드, 버전, 상태)가 실제 파일 내용과 논리적으로 일치하는지 LLM을 활용하여 자동 검증하는 체계를 구축합니다.

감사 유형	감사 내용	실행 주기	LLM 활용 목적
명명 규칙 준수 감사	파일명 형식 (`CODE_CAT_DESC_v1.0_DATE_STATUS`) 준수 여부	주간	규칙 미준수 파일 자동 식별
내용 일치 감사	파일의 내용(텍스트 추출 결과)이 파일명 및 라벨의 `CODE`와 `Description`에 부합하는지 검증	월간	“CORP_RULE” 파일에 실제로 회사 규정 내용이 포함되어 있는지 검증

8.7.3 품질 지표 (KPI)

8.7.3.1 운영 효율성 지표

표 8.1: 품질 지표 체계

지표명	목표값	측정 방법	측정 주기
파일 검색 시간 단축률	67% 이상	사용자 설문	분기별
명명 규칙 준수율	95% 이상	자동 스크립트 검사	주간
LLM 감사 오류율	3% 이하	LLM 기반 내용 일치 감사 스크립트	월간
중복 파일 비율	5% 이하	파일 분석 도구	월간
사용자 만족도	4.0/5.0 이상	만족도 조사	분기별

8.7.3.2 협업 효율성 지표

표 8.2: 협업 효율성 개선 예상 효과

지표명	현재 상태	목표 상태	개선 효과
파일 검색 시간	평균 3분	평균 1분	67% 단축
버전 혼선 발생률	N.A.	5%	최소화
LLM RAG 정확도	50% (일반적인 RAG)	90%	40%p 향상
신규직원 적응시간	N.A.	N.A.	적응시간단축

8.7.4 오류 방지 체크리스트

8.7.4.1 파일 생성 시 확인사항

폴더 코드 정확성: 올바른 폴더에 해당하는 코드 사용
버전 번호 연속성: 이전 버전과 논리적 연결성 확인
날짜 형식 통일: YYYY-MM-DD 형식 준수
상태 코드 적절성: 현재 문서 상태와 일치 여부
설명 명확성: 파일 내용을 명확히 표현하는 설명

8.7.4.2 파일 수정 시 확인사항

버전 업데이트: 수정 시 적절한 버전 증가
상태 변경: 수정 단계에 맞는 상태 코드 적용
이전 버전 보관: 중요 문서의 이전 버전 안전 보관
변경 사항 기록: 주요 변경사항 별도 기록 유지

중요 파일 백업 규칙

계약서, 인증서 등 중요 문서는 수정 전 반드시 백업 생성
백업 파일은 원본과 동일한 위치에 _BACKUP_[날짜] 접미사로 저장
백업 파일은 분기별로 정리하되 최소 1년간 보관

9 교육 및 지원 체계

9.1 부서별 맞춤형 교육 프로그램

(LLM 최적화에 맞춘 교육 내용 추가)

9.1.1 전직원 공통 교육: LLM 검색 활용법

9.1.1.1 주요 학습 내용

코드 기반 검색: PROD_HUB_MAN과 같이 코드를 활용하여 정확한 문서 그룹 검색
라벨 기반 필터링: LLM 검색 시 상태(Status_Code), 제품 코드(Product_Code) 등의 라벨 데이터를 활용하여 검색 결과 정제
질의 최적화: LLM에게 단순히 파일명을 묻는 대신, “PROD 폴더에 있는 M2 허브의 최종 확정된 매뉴얼을 찾아줘”와 같이 메타데이터를 포함한 자연어 질의 연습

9.2 지원 도구 및 리소스

9.2.1 Google Drive 검색 활용법

9.2.1.1 고급 검색 기법

코드 기반 검색:
- "COMP_INTRO" → 모든 회사소개서 검색
- "PROD_HUB" → 허브 관련 모든 제품 문서
- "CONT_NDA" → 모든 NDA 계약서

라벨 기반 검색 (LLM 연동 시):
- LLM 질의: "Status_Code:FINAL AND Folder_Code:CERT" → 최종 확정된 모든 인증서 검색
- LLM 질의: "Product_Code:G4 AND Version_Number:2.0" → G4 도어락의 버전 2.0 문서 검색

날짜 범위 검색:
- "2024-03" → 2024년 3월 생성/수정된 문서
- "v2" → 버전 2.x 문서들

9.2.1.2 검색 효율성 극대화 팁

검색 성능 향상 방법

부분 검색 활용: 전체 파일명 대신 핵심 키워드만 검색
- 예: HUB_MAN 입력으로 모든 허브 매뉴얼 검색
LLM 필터 조합: 라벨을 활용하여 파일 유형, 수정일, 소유자 등 복합 필터 활용
- 예: “FINAL 상태의 PDF 문서 중 2025년에 작성된 ‘CERT_KC’ 문서를 보여줘”
즐겨찾기 활용: 자주 사용하는 폴더를 즐겨찾기에 추가하여 빠른 접근

10 결론 및 향후 계획

10.1 기대 효과

10.1.1 정량적 효과

표 10.1: 정량적 개선 효과 예측

영역	현재 상태	목표 상태	개선율
파일 검색 시간	평균 3분	평균 1분	67% 단축
버전 혼선 발생률	N.A.	5%	최소화
LLM RAG 정확도	50% (일반적인 RAG)	90%	40%p 향상
신규 직원 적응 시간	N.A.	N.A.	적응시간단축
명명 규칙 준수율	30% (추정)	95%	217% 향상

10.1.2 정성적 효과

10.1.2.1 업무 효율성 향상

즉시 파일 식별: 코드 체계로 파일 성격 즉시 파악
체계적 협업: 명확한 버전 관리와 상태 추적
일관된 업무 프로세스: 표준화된 문서 관리 체계

10.1.2.2 미래 대비 역량

AI 활용 기반 구축: 구조화된 메타데이터(라벨)로 LLM 활용 토대 마련
확장성 확보: 조직 성장에 따른 유연한 확장 가능
표준화 문화 정착: 지속적인 프로세스 개선 문화 조성

10.3 성공을 위한 핵심 요소

10.3.1 조직 차원

경영진 지원: 변화 관리에 대한 최고 경영진의 명확한 의지 표명
충분한 교육: 단계별, 부서별 맞춤형 교육 프로그램 운영
지속적 모니터링: 정기적 성과 측정 및 LLM 감사를 통한 개선사항 도출

본 문서는 Aqara Life의 구글 드라이브 효율적 관리를 위한 종합 가이드입니다.
문의사항이나 개선 제안이 있으시면 경영지원실로 연락해 주시기 바랍니다.

문서 정보

작성일: 2025년 10월 01일
버전: v2.0 (CEO 보고서 내용 반영)
승인자: 경영지원실
차기 검토일: 2026년 01월 02일